La comunicación en el trabajo es crucial para alcanzar notoriedad y avanzar en la carrera profesional. El cometer errores en esta área puede ser nefasto para nuestro futuro laboral y financiero.

Hoy voy a hablar de una experiencia que acabo de vivir, donde atestigüé las consecuencias de las malas prácticas de comunicación. Estoy tan impresionada, que el tono del texto les va a sonar un poco airado. Ustedes perdonarán…

La semana pasada participé como observadora en unas sesiones de trabajo dirigidas por tres personas muy expertas en su área.

Menciono esta cualidad, pero su manera de comunicarse por escrito dejó una impresión totalmente opuesta: desorganización, descuido y falta de consideración.

Tal vez los tres involucrados en este desastre tengan mucho conocimiento, pero ninguno de ellos fue capaz de hacer llegar un mensaje completo y oportuno a su grupo de trabajo.

La consecuencia fue una serie de conflictos que podrían haberse evitado con muy poco esfuerzo.

Ahora voy a analizar los errores cometidos por estos profesionales y te voy a explicar cómo evitarlos para que tu imagen nunca se ensucie como la de ellos.

Primer error de comunicación en el trabajo: Falta de planificación

Cada uno de los personajes en cuestión mandó entre dos y cuatro correos electrónicos sobre la organización de las sesiones de trabajo.

Además de saturar las bandejas de entrada, los mensajes contenían información repetida y, en al menos un caso, las instrucciones eran opuestas o incompatibles.

Se pueden imaginar la molestia del grupo y la gradual (pero rápida) pérdida de confianza en los líderes.

El remedio:

Si se trata de varios líderes, es necesario designar a uno de ellos como única fuente de información ante el grupo de trabajo.

Antes de iniciar las comunicaciones, se debe definir el objetivo de cada mensaje, así como la manera (medio, tono) y el momento de hacerlo llegar a los destinatarios.

Preguntas que pueden guiar tu planeación:

• ¿Qué esperas conseguir de las personas a las que te diriges (persuadir, motivar, informar, divertir, obtener algo)?
• ¿Quién es tu destinatario (o tu público)?
• ¿En qué momento debe recibir tu comunicado (antes de que algo suceda / durante alguna actividad / después)?

El responder estas preguntas es la base para construir tu discurso o tu escrito.

Segundo error de comunicación en el trabajo: No dar información completa

En la experiencia traumática de la semana pasada varios de los correos recibidos contenían instrucciones incompletas.

Como era de esperarse, pronto surgía un bombardeo de mensajes de ida y vuelta con las preguntas que a cada quien se le ocurrían.

Las contestaciones, en muchos casos, seguían siendo insuficientes.

Tanto el grupo como los líderes pasaron horas tratando de aclarar la situación y la bandeja de correo de todos se llenó de conversaciones.

Este desorden no sólo borró cualquier esperanza de eficiencia, sino que puso en peligro los objetivos de trabajo.

Si sumamos los minutos gastados en la lectura y escritura de los mensajes, y los multiplicamos por el número de personas involucradas, se hace evidente lo costoso que resulta la mala comunicación.

Además, como era de esperarse, este diálogo de sordos provocó errores que repercutieron en la calidad del resultado.

El remedio:

En tu proceso de planeación, trata de ver la situación desde varios ángulos para predecir las posibles confusiones de tu lector o tu audiencia.

Considera qué necesita saber tu destinatario (información / instrucciones / contexto).

Responde preguntas que inicien con estas palabras:

• Quién
• Qué
• Dónde
• En qué fecha y a qué horas
• Cómo
• Con qué
• Sin qué
• Para qué
• Para quién

Tercer error de comunicación en el trabajo: Escribir mensajes con múltiples temas.

En algunos correos se trataban hasta cinco temas diferentes. Esto generó malentendidos y algunas cuestiones se quedaron en el olvido hasta que se volvieron críticas.

En algún momento la situación era tan grave que los líderes dejaron de lado los correos electrónicos y pasaron a los audios de WhatsApp.

Ahí se podía escuchar la voz exasperada de los organizadores.

Ante el mar de preguntas, apenas contestaban una de ellas y a veces lo hacían con un simple sí o no sin especificar a qué se referían.

Entonces los participantes volvían a preguntar si el no era sobre esto o sobre aquello…

¡Un desastre!

El remedio:

• Cada comunicación debe dedicarse a un solo tema.
• Organiza la información con la ayuda de incisos o balazos tipográficos.

Y, si surgen dudas, tómate el tiempo para responder bien. Esto es tan importante como la comunicación inicial.

Considera estos puntos:

• Si hay varios temas y estás eligiendo uno de ellos, dilo explícitamente. Decir sí o no, no sirve para aclarar nada. Esto parece una obviedad, pero este error es más frecuente de lo que uno quisiera.
• Utiliza oraciones completas con sujeto y predicado. A veces puede que te parezca repetitivo o largo, pero responder así es el mejor antídoto contra los malentendidos.

Cuarto error de comunicación en el trabajo: Pensar que el conocimiento técnico (especializado) es suficiente para tener autoridad y realizar una tarea con éxito.

En el transcurso de tres días, los tres guías lograron hacernos dudar de sus capacidades profesionales. ¿Realmente son tan buenos en su área? Tal vez sí, pero no lo demostraron y por poco provocan el fracaso el proyecto con su incompetencia comunicativa.

El remedio:

Practica los consejos que te he dado para aprender a transmitir a tus lectores la información debida, de la manera correcta y en el momento adecuado.

Esto fortalecerá tu marca personal, hará posible el éxito de tus proyectos y mantendrá buenas relaciones entre tú y tus equipos de trabajo.

Respóndete estas preguntas:

¿Tanto mis colaboradores como mis superiores o clientes pueden confiar en que lo que comunico es lo que necesitan para llevar a cabo sus tareas?

¿Mi manera de comunicar es sencilla, clara, empática y conocedora?

¿El no saber escribir tiene consecuencias?

Sí y algunas pueden ser nefastas. La vida es mucho mejor si sabes escribir.

En el caso que relato aquí, el ánimo entre los líderes y los participantes se fue oscureciendo porque aquellos se mostraron desconsiderados con sus lectores desde el inicio, además no asumieron su responsabilidad por las faltas de comprensión.

Al final del tercer día ya no quedaba nada de simpatía entre ambos grupos.

¿Cómo va a ser la vida en esa empresa después de tanta fricción?

Un poco de cuidado y consideración permite que todo fluya.

Hay estrategias muy sencillas que pueden salvarnos de caer este tipo de errores. Aquí solo he mencionado algunas.

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